Bestuurssecretaresse - 32-36 uur - Haarlem

HBO
32 - 36
Haarlem

Bestuurssecretaresse Haarlem

Parttime / fulltime 

Zorgbalans

Wat doe je als Bestuurssecretaresse bij Zorgbalans?

In deze functie wordt er een grote mate van organisatievermogen, flexibiliteit en zelfstandigheid van je verwacht. Als Bestuurssecretaresse heb je, samen met je collega, de regie over alle voorkomende werkzaamheden binnen het bestuurssecretariaat. Je moet hierbij denken aan taken zoals voorbereiden, notuleren en uitwerken van vergaderingen, intensief beheer van diverse agenda's, maken van rapportages en het inrichten en beheren van diverse registers. Uiteraard ben je in staat om op een klantgerichte wijze het telefoonverkeer af te handelen. Je vindt het belangrijk om inhoudelijk goed op de hoogte te zijn van alle zaken zodat je de bestuurder prima kan ondersteunen en snel schakelt met jouw achterban, de interne organisatie. 

Je wordt onderdeel van een duo dat, samen met de voorzitter en de secretaris van de Raad van Bestuur, zorgt voor gedegen inrichting en vastlegging van de interne besluitvorming binnen deze grote organisatie. Samenwerken is in deze functie erg belangrijk. Met de collega-bestuurssecretaresse vorm je  een professioneel en collegiaal team waarin eenieder bereid is elkaar te vervangen of taken van elkaar over te nemen wanneer dit nodig is.

Door je gastvrije instelling heb je plezier in het verzorgen en faciliteren van vergaderingen en andere overlegsituaties zodat het hen aan niets ontbreekt. Daarnaast heb je een belangrijke rol in de samenwerking met de medezeggenschap en Raad van Toezicht. Je hebt daarbij een zeer hoge mate van zelfstandigheid en rondt werkzaamheden echt helemaal af, in volledige aansluiting op zowel Raad van Bestuur (RvB) als Secretaris RvB. Jouw belangrijkste doel is zorgdragen voor een effectief en efficiënt ingericht bestuurssecretariaat waar de medewerkers van de organisatie, zowel nu als in de toekomst, op terug kunnen vallen. Eigen ideeën en initiatieven ter verbetering zijn uiteraard altijd welkom en je krijgt de ruimte om die door te voeren. Je wordt betrokken voor een inhoudelijke bijdrage aan projecten in het kader van vernieuwing in bedrijfsvoering, wijziging van wetgeving etc. die effect hebben op de organisatie c.q. inrichting van het bestuurssecretariaat.

Ook coördineer je de communicatie en informatievoorziening vanuit de organisatie ten behoeve van de Raad van Toezicht & Advies, Ondernemingsraad, Centrale cliëntenraad, Vakgroep Specialisten Ouderengeneeskunde, Verzorgende en Verpleegkundige Adviesraad en alle overige stakeholders. Daarnaast ben je het 1e contactpunt voor een aantal van bovengenoemde gremia richting RvB en Secretaris RvB. Je bereidt in samenwerking met de Secretaris RvB de vergaderingen met Raad van Toezicht, Directieberaad, Raad van Bestuur, medezeggenschap en andere stakeholders voor, en ziet toe op de opvolging van actiepunten en afspraken. We zien uiteraard ook graag jouw inspirerende bijdrage aan bijvoorbeeld het organiseren van workshops, het jaarlijkse personeelsfeest en diverse organisatie-brede bijeenkomsten. 

Profiel en ervaring

  • Je hebt een hbo werk- en denkniveau. De aanvullende opleiding bestuursassistent is een pre.
  • Daarnaast heb je meerdere jaren werkervaring als bestuur secretaresse c.q. procesondersteuner en je bent gewend om zeer zelfstandig te werken.
  • Je neemt geen genoegen met half werk en maakt werkzaamheden helemaal af.
  • Je bent empathisch en je hebt een goed gevoel voor verhoudingen.
  • Natuurlijk ben je positief en probleemoplossend, coöperatief, een dienstverlener pur sang en heb je overtuigingskracht.
  • In deze functie is het van belang dat je organisatiesensitief en discreet bent.
  • Je bent voor 32-36 per week beschikbaar.

Over Zorgbalans

Zorgbalans is een grote ouderenzorgorganisatie en een van de grootste werkgevers in de regio Kennemerland en Zuid-Holland Noord. Wij ondersteunen mensen met een zorgbehoefte om zo lang mogelijk op een eigen wijze vorm en inhoud te geven aan hun leven. 

Als Bestuurssecretaresse ben je het eerste aanspreekpunt voor de Raad van Bestuur en de Secretaris Raad van Bestuur en vorm je een collegiaal team met de collega Bestuurssecretaresse.

Salaris en overige arbeidsvoorwaarden

Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en ervaring, maximaal € 3.707,64 bruto per maand bij een 36-urige werkweek (FWG 50). Je ontvangt een eindejaarsuitkering van 8,33 % en vakantiegeld van 8%. Je bouwt pensioen op bij pensioenfonds Zorg en Welzijn. Verder ontvang je een uitgebreid pakket aanvullende arbeidsvoorwaarden: Zorgbalans UIT&THUIS, met hoge korting op gemak, gezondheid, producten en dagjes uit. De overige arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO VVT.

Interesse in deze baan bij Zorgbalans?

Voor meer informatie over deze vacature kun je contact opnemen Cora Kunz, Secretaris RvB, telefoonnummer: 023- 89 18 352.

Je kunt tot 15 december a.s. solliciteren. Klik hieronder op de button 'solliciteren' om je sollicitatie te versturen.

Het maken van een casus en een digitaal assessment zijn onderdeel van de sollicitatieprocedure. Een klikgesprek met de collega bestuur secretaresse maakt ook onderdeel uit van de procedure.

Deze vacature is zowel intern als extern opengesteld. Bij gebleken geschiktheid genieten interne kandidaten onze voorkeur.

 

Het opvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) maakt onderdeel uit van de aanstellingsprocedure.

Acquisitie door bureaus naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.